Le projet en quelques mots …
Titre du projet : Intégrer un processus UX dans le développement créatif actuel de l’équipe.
Contexte : Des UX designer font partie de l’équipe de développement produit. Jusqu’à maintenant, les développeurs avaient la main mise sur l’entièreté du produit. Il est nécessaire de repartager le travail afin de gagner en productivité.
Rôle dans le projet : Consultante
Démarche projet : Effectuer un audit dans l’équipe et le processus agile mis en place par l’entreprise, sensibiliser les différents partis aux métiers des autres partis et à la notion d’utilisateur, tester la mise en place du processus créatif UX et valider cette nouvelle organisation.
Avertissement : L’identité du client est non divulguée dans l’ensemble de mon discours (site internet, entretiens, discussions, etc). La mise en avant s’effectue sur les actions menées pour répondre au mieux à ce type de mission.
“ J’aimerais mieux comprendre pourquoi j’ai deux projets différents pour un même produit ”
Il y a ces projets où tout va bien : chaque parti-pris s’accordent à merveille, la production a un rythme idéal, les tests utilisateurs sont concluants, puis le patron est heureux. Dans ces cas, peu de choses sont à redire. C’est comme une visite de routine. Puis, il y a ces projets où tout va bien pour ensuite aller mal. Les causes sont multiples et éphémères. Par moment, elles se résolvent d’elles-mêmes.
Parfois, non. C’est dans ce moment qu’une personne arrive, remplit de panique dans sa voix, les alertes rouges clignotantes au-dessus de sa tête et transpirant dans sa poignée de main. À première impression, l’entreprise se porte bien et le produit plait. Sans compter le bon travail des autres pôles de l’entreprise.
Quel est le “mais” ? Je vois toujours la lumière rouge clignoter. C’est alors que mon interlocuteur explique la fusion entre deux équipes : une ancienne composée exclusivement de développeurs, puis une nouvelle composée d’UX designer. C’est alors que les phrases s’emmêlent pour se catapulter dans ma direction. Qu’ont-ils fait pour rendre aussi nerveuse une personne aussi compétente ? La réponse parvient rapidement à mes oreilles : “deux projets différents pour un même produit, une même équipe”. Chose qui semble surréaliste pour un travail en équipe. C’est alors que mon futur client demande un audit et une solution à appliquer. Me voilà au sein d’un conflit procédural entre les gobeurs de code et les gribouilleurs de pixels.
Le mythe de l’agilité appliqué à la réalité
L’agilité permet de manager différents profils dans une même équipe ayant un objectif commun. Difficile d’expliquer cette démarche succinctement, autant se renseigner avec un article ou une vidéo sur ce sujet. Elle fait beaucoup parler d’elle par son approche à la fois technique et humaine. Cette dernière semble être la solution à tout. Et comme tout mouvement managérial, cela demande un accompagnement au changement. Surtout pour une équipe déjà formée fusionnant à de nouveaux éléments. L’objectif de cette équipe étant de faire évoluer le produit de l’entreprise à une seconde version.
Comprendre et explorer les zones sans réponse
J’aime me voir comme une aventurière. Celle qui va explorer les terres inconnues de la problématique et, qui trouvera des solutions pour aider et avancer. C’est alors que je prends plaisir à découvrir le produit et la culture d’entreprise. Je commence à discuter avec l’équipe sur quelques sujets basés sur leurs rapports au produit et leur intégration à l’entreprise. Être un élément nouveau dans leur environnement et sans être affiliée directement à l’entreprise permet un dialogue ouvert.
Certains préfèrent discuter devant leurs bureaux pour continuer de réfléchir à leur tâche parallèlement, d’autres vouent une affection toute particulière à la machine à café, et d’autres consacrent leurs idées sur l’ardoise colorée par les post-it et la couleur des feutres. Cette disposition quotidienne en dit long sur les affinités et les intérêts de chacun.
C’est un moment d’observation stratégique pour comprendre les divers sujets à aborder. Je m’intègre alors à quelques réunions avec mon carnet de note. La nature des réunions scinde naturellement l’équipe en deux : ils assistent seulement sur ce qu’ils considèrent les concerner. Sans compter de l’abandon des habitudes agiles, comme le daily meeting, au nom du “temps donné pour davantage de productivité”.
Savoir donner du sens
Après avoir pris note discrètement de la situation globale, il est temps de m’employer à discuter avec chaque personne individuellement. Que ce soit avec un café, à l’extérieur ou dans une salle, je prends le temps de discuter avec chaque personne. Je privilégie toujours la libre expression et la transparence. Chaque entretien individuel confirme ce que je constate durant mon séjour. Ils confortent, sans le vouloir, les clichés des métiers du digital sur leurs rapports à l’autre.
De plus, la cohésion d’équipe est à travailler pour favoriser la communication interne. Sans oublier que chaque personne à la possibilité d’apporter bien plus qu’elle ne le pense. Les objectifs individuels de chacun sont vertueux et peuvent apporter énormément aux autres, au produit et à eux-mêmes.
Cette phase d’audit est importante pour le bon déroulement de la mission : les objectifs et les enjeux se dessinent pour laisser place à la proposition d’un plan d’action et son déploiement. J’apporte une clé au client. Elle est ma vision de la solution à apporter. J’apprécie tout particulièrement ces moments. Il est possible d’y mêler prise de conscience, discussion, puis d’éteindre la sonnette d’alarme : “Je comprends mieux pourquoi”. Faire appel à quelqu’un d’extérieur est un pas difficile pour certain. Il faut se l’avouer : je rentre dans une certaine intimité professionnelle.
Apporter un cadre ludique et fructueux
L’interaction entre les membres de cette équipe me semble la meilleure des solutions. Surtout pour de la communication interne. Les solutions s’orientent sur la parole et la matérialisation commune des idées. Je souhaite donc apporter un aspect ludique. L’équipe se compose de personnalités pro-actives ayant un grand besoin de s’exprimer. Les quelques timides trouveront leurs moments de gloire dans les phases d’analyse. L’idée est de pouvoir remplir les objectifs individuels et communs. C’est en souhaitant trouver un équilibre entre les diverses attentes que le potentiel de l’équipe se révèlera.
Sensibiliser les logiques métiers et réajuster la vision produit
L’attention donnée par chaque membre de l’équipe est forte. Il est donc nécessaire de mettre en avant l’envie d’avancer et d’apprendre de chacun. C’est pourquoi, un temps est donné afin de sensibiliser chaque personne au métier d’autrui. Lors de cette demi-journée, chacun explique son rôle et ses compétences. L’idée étant de donner des informations sur :
- Comment ils s’inscrivent dans l’entreprise ;
- Comment ils voient le projet évoluer à court, moyen et long terme :
- Quelles sont les attentes sur ce projet auprès d’eux-mêmes et des autres ;
- Ce qui est compris sur l’implication des partis-pris.
C’est le moment pour chacun de s’exprimer sur différents plans (ressenti, sentiment, application, organisation, etc). Ce qui permet de tirer divers éléments pour mettre en place une des solutions aisément. L’exercice est difficile, car il s’agit de montrer une partie de soi différente, c’est un exercice prenant du temps et permettant à tous de se façonner les uns aux autres. Grâce à la découverte de leurs spécificités, l’entraide prend place et favorise la prise de conscience du rôle de chacun.
Restructurer la vision du produit
Une fois l’équipe sur une même entente, il est nécessaire de parler de la vision du produit. Même si elle est abordée succinctement durant la sensibilisation, cela permet d’avoir un seul et même projet. Et non deux projets à la fois pour le même sujet. C’est ainsi que le cahier des charges est réétudié et réapproprié par l’équipe. Chaque personne peut s’exprimer sur ce qui est fait et comment fusionner (ou non) des éléments déjà conceptualisés. Inutile de refaire la roue. Grâce à cette nouvelle base, le projet connaît une nouvelle phase : l’union des visions.
Mettre en place de nouvelles habitudes
Le principe de la routine permet de comprendre l’avancée des différentes logiques métiers. Le temps étant compté et une notion importante pour l’entreprise et chacun, chaque matin le daily meeting dure 5 minutes et chacun présente ce qui a été fait, ses avancées, puis ses points bloquants. Le tout dans une langue non technique pour maximiser la compréhension. Cela permet de favoriser l’entraide sur un sujet, de comprendre les enjeux de chacun et d’anticiper l’organisation à venir.
Inclure l’UX dans le backlog
Le plus important de la mission est de coupler la technicité UX design au développement. En plus d’expliquer en quoi ces deux cœurs de métiers vont travailler ensemble, il est important de le modéliser. Cela prend vie dans l’environnement de travail technique. Travaillant sur GitLab, il est possible pour tout le monde de se comprendre sans changer d’outil.
Une solidarité se crée au moment où chaque parti expliquent le périmètre de l’outil et la manière dont ils aimeraient s’en servir. Cela permet aux designers de comprendre comment les codeurs travaillent. En plus d’identifier les habitudes de travail. Et chacun peut devenir force de proposition par rapport à leurs logiques. C’est ainsi que le board s’ouvre à tous. Et pour le grand sourire du product owner :
- La notion de conceptualisation est appliquée : les UX designer ont de l’avance sur les fonctionnalités à créer par rapport au développeur d’au moins une boucle n+1 ;
- La notion de vision est ajoutée : l’équipe aborde plus facilement pourquoi ils créent une fonctionnalité précise et appréhende mieux le futur du produit ;
- La notion d’utilisateur devient plus familière : les tests utilisateurs sont ajoutés dans le processus technique ;
- La notion de qualité s’ajoute : une fois qu’un épic est réalisé par un développeur, elle est ensuite testée par l’UX designer en charge.
D’autres sujets sont ajoutés de manière transverse au backlog comme l’écriture de story dédié aux designers, ajuster le wiki, l’accessibilité aux tests, etc. Le plus important est d’offrir un espace virtuel pour les tâches des UX designer proportionnel aux autres métiers comme les rédacteurs, les graphistes et les développeurs.
» En avant vers d’autres aventures «
Les solutions mises en place vont dans une logique de durabilité et de maintien des actions menées durant ce type de mission. Il est important de noter que l’évolution dépend des personnes et des moyens techniques mis à dispositions. Le suivi est nécessaire afin de garantir une amélioration continue.
Suite à cette intervention basée sur la construction collective, le produit connait une avancée remarquable et le client peut enfin éteindre ses sonnettes d’alarme :
- La production s’améliore continuellement : moins de tickets liés aux erreurs de fonctionnalités non testées et une dette technique se réduit avec le temps ;
- Le taux de satisfaction des utilisateurs a augmenté de 30% ;
- Les avis clients et utilisateurs du produit tendent vers les 5 étoiles sur 5 ;
- Les nouvelles fonctionnalités se conceptualisent plus rapidement ;
- La communication interne de l’équipe devient plus fluide : chaque parti-pris communique plus facilement et comprend le périmètre d’action de chacun, sans oublier une explicitation des difficultés rencontrées ;
- Les utilisateurs font plus facilement des retours : ce qui permet d’obtenir de nouvelles données sur le produit et d’améliorer ce dernier.
En dehors du produit et de cette équipe, l’intervention bénéficie aux autres services de l’entreprise, indirectement :
- La maintenance et correction de bug dans le produit se sont amoindries. Donc le système de ticketing peut traiter d’autres sujets ;
- La communication externe de l’entreprise bénéficie d’un bouche-à-oreille plus important. Sans compter le service dédié qui peut travailler sur de nouveau type de campagne plus impactant.
L’équipe suivie est devenue plus autonome et laisse place aux potentiels insoupçonnés d’autres personnes. Cela permet donc d’obtenir des réunions dans le domaine des ressources humaines plus intéressantes et adaptées aux besoins de chacun. Avec cette intervention, les solutions sont mises en place après écoute et compréhension. Ce qui permet à l’entreprise d’économiser du temps et d’amélioration la qualité du produit.
